El pasado 12 de marzo se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el Real Decreto-Ley 8/2019 de 8 de marzo de medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Entre las distintas medidas encontramos una en relación con la jornada laboral que busca garantizar el cumplimiento de los límites del horario de trabajo y facilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Según datos de la Encuesta de Población Activa (EPA) del último trimestre de 2018, más de la mitad de los asalariados señalaban trabajar más de 40 horas a la semana y muchos de los contratados a jornada parcial decían que su jornada efectiva no coincidía con la declarada. Por otro lado, un 48 % de las personas que hacen horas extra afirman no cobrarlas, lo que no solo precariza la situación laboral del trabajador, sino que afecta a las arcas de la Seguridad Social, que no perciben las cotizaciones correspondientes a esas horas trabajadas.

En el artículo 10 del capítulo tercero del nuevo Decreto-Ley podemos encontrar la regulación del “Registro de Jornada”. En él se completa el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores con un nuevo apartado que obliga a las empresas a registrar la jornada laboral de forma diaria, especificando el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador de la empresa, sin perjuicio de la flexibilidad horaria establecida en el Estatuto de los Trabajadores. El apartado 9 no especifica, sin embargo, la forma de realizar el registro.

¿Cuándo entrará en vigor?

Pasados dos meses de la publicación en el BOE. Por tanto, las empresas deberán poner en marcha las medidas oportunas para registrar la jornada laboral a partir del 12 de mayo de 2019.

¿Durante cuánto tiempo ha de mantener el registro? ¿Qué pasa si no lo hace?

La empresa tendrá que conservar los registros durante cuatro años. Incumplir esta obligación será una infracción grave que supone una multa de 206 a 6.250 euros.

¿Cómo ha de ser el registro?

La organización y documentación del registro deberá precisarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. En caso de no darse, el empresario podrá tomar la decisión previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

¿Esto no había pasado ya antes? ¿Déjà vu?

Hay que recordar que el Pleno de la Sala IV del Tribunal Supremo estableció, mediante la sentencia de fecha 23 de marzo de 2017, que las empresas no estaban obligadas a llevar un registro de la jornada diaria de toda la plantilla para comprobar el cumplimiento de la jornada laboral y el de los horarios pactados. Sólo debían de llevar un registro de horas extras realizadas, doctrina que queda sin contenido con la aprobación de la nueva ley. Eso sí, en la propia sentencia se decía que era conveniente una reforma legislativa que clarificara la obligación de llevar un registro horario y facilitar al trabajador la prueba de la realización de horas extraordinaria, y de ahí hasta el punto en el que estamos, donde finalmente se ha legislado sobre la obligación de registrar la jornada de todos los empleados.

¿Qué podemos ofrecerte?

Tal y como indica el Estatuto de los Trabajadores no se especifica la forma de realizar dicho registro y existen infinidad de fabricantes de hardware y software, pero es importante escoger bien en base a tus requerimientos.

Para saber cuál es el tándem de hardware/software que más se adapta a tus necesidades has de responder a unas preguntas básicas. ¿Solo deseas cumplir la obligación de registro de jornada laboral? ¿O eres de los que necesitan algo más?:

1.- ¿Necesitas controlar las vacaciones del personal?

2.- ¿Necesitas controlar salidas a consultas médicas, para fumar, desayunar, etc…?

3.- ¿Necesitas fichar desde el Smartphone?

4.- ¿Conteo y costes de horas extraordinarias?

5.- ¿Cuántos empleados tienes?

La solución a estas preguntas recae en un 80% sobre el software elegido. Puesto que es el software el que realiza las diferentes acciones en función de los marcajes de cada empleado recogidos por el lector, ya sea biométrico o de tarjeta. En definitiva, un software de calidad es primordial y en muchos casos está por encima de la elección del hardware.

Emopa ofrece una amplia variedad de hardware y software, de calidad, para controlar la jornada laboral de tus empleados. Productos testeados personalmente.

Software

En lo que respecta al software, al margen de la usabilidad y estética de la aplicación, hay que tener en cuenta: la velocidad de la aplicación y la base de datos. La velocidad es importante para que los departamentos de recursos humanos puedan gestionar de manera ágil toda la información relativa a los empleados y la base de datos utilizada debe ir en consonancia, puesto que la cantidad de registros almacenados puede ser enorme al cabo de un día.

También debemos valorar si el software que necesitamos debe ser monopuesto o con arquitectura cliente/servidor para utilizarlo en entornos multiempresa, multisede y multiusuario. Cada vez más, se tiende a utilizar software en entorno web, es decir, que es necesario utilizar un navegador de internet.

Para empresas grandes, con un número elevado de empleados quizá sea necesario disponer de un contrato de soporte helpdesk adicional, no todos los fabricantes de software disponen de esta opción.

Hardware

El hardware debe estar preparado para soportar el paso constante de empleados, incluso con las manos sucias (dependiendo del entorno de la instalación). En otros lugares cobrara más importación el diseño o la estética del mismo y por supuesto la memoria interna, que determinara el número de marcajes que puede almacenar en modo offline hasta que estos se descarguen al software instalado.

Los terminales pueden ser de tarjeta/llavero o biométricos (huella, iris, rostro, geometría de la mano, etc…) y existen tanto cableados como inalámbricos.

Como consejo, desconfía de aquellos sistemas que utilizan hardware de un determinado fabricante y un software genérico de otro fabricante. Siempre es recomendable que el fabricante del software y del hardware sea el mismo para garantizar una completa integración entra ambos y así obtener un funcionamiento pleno y satisfactorio de nuestro control de presencia.

Diferencia entre control de presencia y control de accesos

No queremos dejar pasar la oportunidad de aclarar la diferencia entre control de presencia y control de accesos.

Grosso modo, el control de presencia sirve para controlar la presencia o no del empleado en un puesto de trabajo, así como para llevar un control de las horas productivas del mismo.

Por el contrario, el control de accesos sirve para conceder o no el acceso a determinadas zonas de un edificio en función de parámetros como la persona, el horario, el día de la semana, etc.

Muchas veces ambos sistemas se confunden y otras hay cierto “intrusismo” de un sistema hacia otro y viceversa. Es habitual encontrar sistemas de control de presencia con alguna funcionalidad de control de accesos y al contrario. Pero nosotros aconsejamos utilizar dos sistemas bien diferenciados para cada cosa, puesto que al final siempre se quedan cortos de funcionalidad al no ser sistemas diseñados para eso. Es como cuando compras un cámara de vídeo, y esta hace fotos, pero realmente está diseñada para hacer vídeos.